Briefingen der blev kortere, og redaktionen fik mere tid til arbejdet

Anders er redaktør på et lille onlinemedie, hvor fire journalister og to fotografer deler opgaverne fra uge til uge. Da han kom på kursusforløbet om den gode redaktionelle briefing, var hans udgangspunkt helt almindeligt: Han mundtlige briefinger fyldte tyve minutter hver morgen, og alligevel kom der gennem dagen en stribe spørgsmål om det samme.

Han fortalte mig, at problemet ikke var, at han sagde for lidt. Han sagde det meste, men i en rækkefølge, der fulgte hans egne tanker og ikke modtagerens behov. Journalisterne skrev ned, mens han talte, og fandt først bagefter ud af, hvad der egentlig var vigtigst.

Som underviser i teamkommunikation sidder jeg ofte med netop den slags historier. Jeg fortæller den her, fordi den viser noget, mange redaktører genkender: En briefing føles grundig for den, der holder den, og rodet for dem, der skal handle på den.

Anders havde ikke brug for at lære noget nyt om journalistik. Han skulle lære at give sin viden en form, som andre kunne bruge uden at spørge igen.

På forløbet arbejdede vi med en enkel ramme: formål, målgruppe, form og rammer. Anders skrev sin første briefing om til de fire punkter som en øvelse, og allerede dér mærkede han, hvor tyndt formålet stod. Han vidste godt, hvorfor sagen skulle laves, men havde aldrig sagt det i én sætning.

Det er typisk. Formålet er det punkt, som redaktører oftest springer over, fordi det virker indlysende. For en journalist, der får sagen tildelt, er det alligevel det, der afgør, hvilke vinkler der er værd at bruge tid på.

Målgruppen blev næste skridt. Anders skrev ikke længere bare læserne, men hvem der konkret skulle bruge artiklen, og hvad de i forvejen vidste. Formen handlede om længde, billeder og tone, og rammerne om tid, kilder og hvem der skulle læse korrektur.

Vi øvede os på hinandens briefinger i små grupper. At høre en anden læse sin briefing op og så spørge ind til det, der manglede, var den del af dagen, deltagerne selv fremhævede.

• Formål: hvorfor laver vi sagen, i én sætning
• Målgruppe: hvem læser, og hvad ved de i forvejen
• Form: længde, tone, billeder og format
• Rammer: tid, kilder, godkendelser og kontaktperson

Da Anders kom tilbage til redaktionen, indførte han en fast skabelon på en halv side. Den blev lagt i den fælles kanal, så alle kunne finde den igen efter mødet. Mundtlig briefing blev til en kort gennemgang af skabelonen i stedet for en fortælling.

Efter nogle uger fortalte han, at de afklarende spørgsmål var blevet færre og mere præcise. Spørgsmålene handlede nu om indholdet i sagen og ikke om, hvad opgaven gik ud på. Mødet tog omkring ti minutter.

Jeg lover ikke, at en skabelon giver et bestemt resultat i et andet team. Det afhænger af, hvordan I arbejder, og hvor mange der er om opgaven. Men for Anders gjorde den det tydeligere, hvad der var aftalt, og det alene fjernede en del af den gentagne afklaring.

Journalisterne begyndte desuden selv at bruge de fire punkter, når de gav opgaver videre til freelancere. Det var ikke planlagt, men det passede til den måde, teamet allerede talte sammen på.

Det gik ikke glat fra start. Anders' første skabeloner blev for lange, fordi han ville være sikker på at få alt med. Journalisterne læste dem ikke til ende, og vi måtte tilbage til tavlen og skære ned.

Vi talte om, at en briefing skal rumme det, modtageren ikke selv kan finde ud af, og ikke alt, redaktøren ved. Tommelfingerreglen blev, at hvis et punkt ikke ændrer, hvordan nogen griber opgaven an, kan det udelades.

Et andet problem var, at nogle sager er så små, at en skriftlig briefing føles overdrevet. Her enedes Anders med sit team om en kortere udgave med kun formål og frist, og den fuldstændige skabelon blev forbeholdt større opgaver.

Det er en afvejning, jeg ofte ser. En ramme skal tjene arbejdet, og når den begynder at fylde mere end opgaven, er det tid til at justere den.

Hvis du vil prøve noget lignende i dit eget team, behøver du ikke starte med en stor omlægning. Vælg en enkelt opgavetype, som går igen, og skriv briefingen til den i de fire punkter. Giv den til en kollega og bed vedkommende fortælle, hvad opgaven går ud på, uden at du supplerer.

Hvis kollegaens version afviger fra din, ved du, hvilket punkt der mangler klarhed. Det er en billig måde at finde svage steder på, og den kræver kun fem minutter.

Efter nogle runder kan I tilpasse skabelonen til jeres eget stof. Et nyhedsteam har brug for andre rammer end en dokumentarproduktion, og skabelonen bør afspejle det.

På kurset får deltagerne lov at bygge deres egen version med udgangspunkt i konkrete briefinger fra deres arbejde. Det gør forskellen fra en øvelse til noget, der kan bruges næste mandag.

• Start med én opgavetype, der går igen
• Lad en kollega gentage opgaven med egne ord
• Skær punkter væk, der ikke ændrer arbejdet
• Gem skabelonen, hvor alle kan finde den