Fem fejl i teamets kommunikationsrutiner og hvordan du undgår dem

Det klassiske problem er, at et kort statusmøde langsomt vokser. Først er det ti minutter, så tyve, og til sidst sidder alle og lytter til opgaver, der kun rører to af dem. I efterårets travle uger, hvor flere produktioner løber parallelt, mærker man det hurtigt: folk begynder at udeblive, eller de sidder med telefonen under bordet.

På mine kurser lader jeg deltagerne prøve en fast ramme på tre spørgsmål: hvad er færdigt, hvad er næste skridt, og hvad står i vejen. Hver person får en håndfuld sætninger. Alt, der kræver en længere snak, skrives på en parkeringsliste og tages bagefter med dem, det angår.

Det virker, fordi rammen gør det legitimt at afbryde høfligt. Når nogen begynder at fortælle om en detalje, kan mødelederen sige, at den går på listen, uden at det føles som en irettesættelse.

• Sæt en fast tid og en fast varighed
• Brug de samme tre spørgsmål hver gang
• Før en parkeringsliste til emner for få personer

Mange teams har en kanal til alt og en privat besked til resten. Resultatet er, at en vigtig ændring i planen ligger begravet mellem billeder fra frokosten og et link til en artikel. Andre teams går den modsatte vej og opretter en kanal for hvert lille emne, så ingen ved, hvor de skal kigge.

Øvelsen er enkel. Teamet skriver på en tavle de typer beskeder, de sender: ændringer i tidsplan, spørgsmål til kolleger, afklaringer og løs snak. Derefter bestemmer I, hvilken kanal hver type hører til, og hvem der har ansvar for at holde orden.

Det vigtigste er ikke antallet af kanaler, men at alle kan svare på spørgsmålet: hvor leder jeg, hvis jeg vil vide, om deadlinen er flyttet? Hvis svaret afhænger af, hvem man spørger, mangler der en aftale.

• Skriv kanalernes formål i en kort tekst øverst
• Saml ændringer i planen ét fast sted
• Udpeg en person, der rydder op hver uge

Uudtalte forventninger til svartid skaber mere irritation end næsten noget andet. Den ene kollega forventer svar inden for en time, den anden tjekker beskeder to gange om dagen, og begge føler sig misforstået. Det er sjældent ond vilje, bare to forskellige vaner, der aldrig er blevet sagt højt.

Jeg anbefaler, at teamet laver en kort aftale om svartider, delt op efter, hvor hastende noget er. Noget, der haster, får et opkald. Noget, der skal besvares samme dag, skrives i den fælles kanal. Alt andet kan vente til næste dag. Aftalen skal også sige, hvornår man ikke forventes at svare.

En sådan aftale fjerner ikke alle misforståelser, men den giver jer noget at pege på. Når nogen føler sig overset, kan samtalen handle om aftalen frem for om personen.

• Del beskeder op i hastende, samme dag og senere
• Aftal, hvornår man er utilgængelig
• Gennemgå aftalen, når teamet skifter sammensætning

Når en leder alene beslutter nye mødetider og kanaler, bliver de ofte fulgt i en uge og derefter glemt. Redaktører, fotografer og klippere har vidt forskellige døgnrytmer, og en rutine, der passer til dem på kontoret, kan være umulig for dem, der er ude at optage.

I øvelserne lader jeg derfor hver deltager beskrive sin egen arbejdsdag og de tidspunkter, hvor en afbrydelse koster mest. Først derefter foreslår teamet en rytme. Det tager en halv time ekstra, men sparer ofte flere måneders modvilje.

Du behøver ikke have enighed om alt. Det er nok, at alle har fået lov at sige, hvad der ikke fungerer for dem, og at rutinen får en prøveperiode med en aftalt dato for, hvornår den justeres.

• Lad alle beskrive deres egen dag først
• Start med en prøveperiode på få uger
• Fastsæt en dato for evaluering

En rutine, der var god for et halvt år siden, kan være i vejen i dag. Teamet er vokset, en ny produktion er startet, eller en kollega arbejder fra et andet sted. Alligevel holder man fast i det samme møde, fordi ingen tør foreslå en ændring.

Sæt et fast punkt ind i kalenderen, hvor I kigger på rutinerne: hvad bruger vi, hvad er blevet tomt, hvad mangler? Det behøver ikke være mere end en kvart time. Vigtigst er, at det er tilladt at fjerne noget.

Små justeringer holder rutinerne levende. Et team, der løbende tilpasser sine aftaler, bruger mindre energi på at undgå dem, og nye kolleger forstår hurtigere, hvordan I arbejder sammen.

• Kig på rutinerne på et fast tidspunkt
• Fjern det, ingen bruger længere
• Fortæl nye kolleger om aftalerne fra første uge

Du behøver ikke rette alle fem punkter på én gang. Vælg den fejl, der irriterer mest, og prøv en ændring i to uger. Mange starter med statusmødet, fordi det er nemt at måle: bliver det kortere, og forlader folk det med større klarhed?

Skriv aftalerne ned på en enkelt side og del dem med hele teamet. Det gør dem synlige og lettere at vende tilbage til. Bed en kollega udenfor den daglige drift om at læse siden igennem og sige, hvad der er uklart.

I kursusforløbet om kommunikationsrutiner prøver deltagerne netop disse øvelser og tager skabelonerne med hjem. Meningen er ikke at indføre flere regler, men færre misforståelser.