Hvor lang skal en redaktionel briefing egentlig være?

Næsten hver gang jeg underviser i koordinering, kommer spørgsmålet inden for den første time: hvor lang skal en briefing være? Det lyder som et praktisk spørgsmål, og det er det også. Bag det ligger ofte en frygt for at bruge for meget tid på noget, der alligevel bliver glemt, eller for at skrive for lidt og så få arbejdet tilbage i den forkerte retning.

Mit svar er, at længden er det mindst interessante ved en briefing. Det vigtige er, at modtageren efter at have læst eller lyttet kan svare på fire ting uden at spørge igen: hvorfor laver vi det, til hvem, i hvilken form og inden for hvilke rammer. Kan hun det, er briefingen lang nok.

Her i den mørkere del af efteråret, hvor mange hold planlægger julens og årsskiftets indhold, ser jeg den samme tendens: briefingerne bliver enten til to linjer i en chat eller til lange dokumenter, ingen når at læse.

På kurset øver vi os i at tjekke en briefing mod fire spørgsmål. Det første er formålet: hvad skal stykket give seerne, læserne eller lytterne, og hvorfor er det værd at bruge tid på nu? Det andet er målgruppen, beskrevet så konkret, at man kan se en person for sig frem for et demografisk interval.

Det tredje er formen: format, længde, tone og eventuelle krav til billeder, lyd eller grafik. Det fjerde er rammerne: tidsplan, ressourcer, hvem der godkender, og hvad der ikke er plads til. Mange briefinger har de to første og springer de to sidste over, fordi rammerne føles selvfølgelige for den, der skriver.

Det er netop dér, misforståelserne opstår. Det, der er selvfølgeligt for en redaktør, er sjældent selvfølgeligt for en freelancer, en ny kollega eller en klipper, der kommer ind midt i forløbet. Skriv rammerne ned, selv når de virker banale.

• Formål: hvorfor laver vi det, og hvorfor nu
• Målgruppe: hvem er det til, beskrevet konkret
• Form: format, længde og tone
• Rammer: tid, ressourcer og godkendelse

Hvis jeg skal give en tommelfingerregel, så rummer en god briefing til en almindelig opgave som regel en halv til en hel side. Den kan læses på to-tre minutter og holdes mundtligt på fem. En større produktion med flere led kan have brug for mere, men så er det klogt at lægge et kort overblik øverst, så man kan se kernen med det samme.

Jeg har set hold, der mødte briefingen med en fast skabelon, hvor hvert af de fire punkter fik tre-fire linjer. Det gav ro, fordi alle vidste, hvor de skulle kigge. Skabelonen er ikke en tvangstrøje, men en måde at undgå, at vigtige ting glemmes, når man har travlt.

Er briefingen længere end to sider, så spørg dig selv, om noget af det er baggrund, der hører til i et separat bilag. Baggrund er nyttig, men den må ikke gemme selve opgaven.

Det næste spørgsmål er næsten altid, om briefingen skal skrives eller siges. Mit svar er begge dele, men i en bestemt rækkefølge. Skriv den først, så du er tvunget til at gøre tankerne præcise. Hold den derefter mundtligt, så modtagerne kan stille spørgsmål og du kan høre, hvor det knirker.

Den skriftlige version bliver bagefter den fælles reference. Når nogen om tre uger undrer sig over, hvorfor stykket blev, som det blev, kan man gå tilbage og se, hvad der var aftalt. Det er ikke for at placere ansvar, men for at spare tid på at gætte.

Den mundtlige del har sin egen værdi. Et par minutter til spørgsmål efter gennemgangen afslører ofte et hul, forfatteren ikke selv kunne se. Afsæt dem, og lad være med at skynde dig videre.

• Skriv først, for at gøre tanken skarp
• Hold den derefter, så der kan spørges
• Gem det skrevne som fælles reference

Den hyppigste fejl, når en briefing skal være kort, er, at formålet bliver til et emne. Der står for eksempel, at stykket handler om vintertrafik, men ikke hvad det skal give seeren, eller hvilken vinkel der er valgt. Så står modtageren med et emne og skal selv gætte resten, og gæt går sjældent ens hos to personer.

En anden fejl er at skrive for en målgruppe, der er for bred. Alle over atten er ikke en målgruppe, men en mangel på valg. Vælg en person, tænk på hendes dag og hendes forhåndsviden, og skriv til hende.

Den tredje fejl er at udelade, hvad der ikke skal med. Afgrænsninger sparer enormt meget tid, fordi de fjerner de spor, ingen alligevel skulle have fulgt. Skriv gerne en enkelt linje om, hvad der ligger uden for opgaven.

Du behøver ikke vente på et kursus for at afprøve det her. Tag en briefing fra en igangværende opgave og læg de fire spørgsmål ved siden af. Mærk, hvor mange du kan besvare ud fra teksten alene. Det er en hurtig og ærlig test, og den koster ti minutter.

Bed derefter en kollega, der ikke er med i opgaven, om at læse den og sige med egne ord, hvad der forventes. Forskellen mellem det, du mente, og det, hun forstod, er præcis det, briefingen mangler.

På kurset gør vi det i par med korte, opdigtede opgaver, så ingen behøver blotlægge rigtigt arbejde. Resultatet er en skabelon, deltagerne tager med hjem og tilpasser til deres eget hold, uden at det lover mere, end en god vane kan holde.

• Test briefingen mod de fire spørgsmål
• Lad en udenforstående gengive opgaven
• Tilpas skabelonen til jeres eget format