Sådan bliver en rollebeskrivelse til i et produktionshold

Når vi arbejder med roller i medieproduktion, begynder vi sjældent med jobtitler. Titler fortæller kun lidt om, hvad folk faktisk gør en tirsdag eftermiddag, når en udsendelse skal klippes færdig. I stedet beder jeg holdet tegne en simpel skitse af en nylig produktion: hvem tog imod opgaven, hvem tog beslutninger, hvem ringede til hvem, og hvor gik tingene i stå.

Skitsen hænges op på væggen, og deltagerne sætter små sedler på de steder, hvor de selv har været i tvivl om, hvem der egentlig bestemte. Det tager omkring tyve minutter, og det er næsten altid her, den første forskel mellem det, folk tror, og det, der sker, bliver synlig. Redaktøren mener, at tilrettelæggeren godkender grafik. Tilrettelæggeren mener, at det gør redaktøren.

Pointen er ikke at finde en skyldig. Pointen er at se, hvor holdet i praksis har fordelt ansvar uden at sige det højt, så vi kan skrive det ned bagefter.

• Tag udgangspunkt i en konkret, nylig produktion
• Marker steder, hvor nogen var i tvivl
• Skriv hændelser ned, ikke meninger om personer

Når sedlerne sidder på væggen, grupperer vi dem. Nogle handler om beslutninger, andre om opgaver, og en tredje slags handler om, hvem der skal have besked. Den sidste gruppe er ofte den største, og den bliver let overset i rollebeskrivelser, fordi den ikke ligner arbejde.

Derefter skriver deltagerne hver deres rolle i få linjer: hvad jeg beslutter selv, hvad jeg beslutter sammen med andre, og hvad jeg skal have besked om. Jeg beder dem holde sig til tre til fem sætninger. Lange beskrivelser bliver ikke læst, og de bliver forældede ved første personaleændring.

Bagefter læser kollegerne hinandens tekster og markerer, hvor de er uenige. Uenigheden er selve udbyttet. En rolle, som to personer beskriver forskelligt, er en rolle, der har skabt gnidninger i længere tid, end nogen har lagt mærke til.

• Beslutter selv, beslutter sammen, skal informeres
• Tre til fem sætninger pr. rolle
• Kollegerne læser og markerer uenigheder

Der er nogle mønstre, jeg møder igen og igen. Det mest almindelige er, at én person i praksis bærer to roller, fordi vedkommende altid har gjort det. Det fungerer, indtil personen er syg eller får travlt, og så opdager holdet, at ingen ved, hvem der overtager hvad.

Et andet mønster er beslutninger, der ligger i en gråzone mellem redaktion og produktion: valg af gæst, længde på indslag, ændringer sent i forløbet. Her hjælper det at skrive eksempler ind i beskrivelsen frem for at nøjes med generelle formuleringer som at have det overordnede ansvar.

Endelig dukker der ofte uskrevne regler op, som nogen i teamet opfatter som selvfølgeligheder. De bliver sagt højt for første gang i rummet, og det kan føles en smule akavet. Jeg lader det stå et øjeblik og går så videre, for det er netop de regler, der skal på papir.

• Én person med to roller uden at nogen har aftalt det
• Gråzoner mellem redaktion og produktion
• Uskrevne regler, der sjældent er sagt højt

Vi bruger en enkel skabelon på én side. Øverst står rollens formål i en sætning. Under den kommer tre felter: beslutninger jeg tager, beslutninger jeg deltager i, og ting jeg skal vide besked om. Nederst står en linje om, hvem der træder ind, når jeg ikke er der.

Skabelonen er bevidst kedelig. Jo mere pynt, jo mindre bliver den brugt. Deltagerne tager den med hjem og tilpasser den til deres eget hold, og de fleste fjerner felter eller omdøber dem, så de passer til deres sprog. Det er helt i orden.

Jeg opfordrer til at gemme skabelonerne samlet et sted, som alle kan finde, og at vente med at kalde dem færdige. En rollebeskrivelse er et udkast, indtil holdet har prøvet den i en rigtig produktion.

• Formål i én sætning
• Tre felter om beslutninger og information
• Vikar-linje nederst

Uenighed om roller er ikke noget, man løser med et afsnit i en vejledning. Jeg stiller derfor et spørgsmål, som flytter samtalen: hvad koster det holdet, hvis ansvaret ligger hos den ene frem for den anden? Svaret handler næsten altid om tid, og tid er noget, alle kan forholde sig til.

Nogle gange ender vi med at dele en beslutning i to dele, for eksempel indhold og tidspunkt. Andre gange udpeger vi én person som den, der træffer den endelige afgørelse, mens en anden skal høres først. Det vigtige er, at rækkefølgen står skrevet.

Hvis holdet stadig ikke kan enes, aftaler vi en prøveperiode på en produktion og tager emnet op igen bagefter. Det virker bedre end at presse en afgørelse igennem i kursusrummet.

• Spørg, hvad det koster i tid
• Del beslutninger op i dele
• Aftal en prøveperiode, og vend tilbage

Det, der sker efter kursusdagen, betyder mest. Jeg anbefaler, at holdet vælger én rolle, de vil afprøve i den kommende uge, og at de taler om det på det næste statusmøde. Små skridt holder bedre end en stor omlægning, især i efterårets travle uger, hvor mange produktioner kører side om side.

Teamlederen kan med fordel læse beskrivelserne højt på et møde og spørge, om nogen genkender sig selv. Det tager fem minutter og viser hurtigt, om teksterne passer til virkeligheden.

Vi lover ikke, at en rollebeskrivelse løser alle problemer. Men holdet får et fælles sprog at tale om ansvar i, og det gør samtalerne lettere, også når de handler om noget ubehageligt.

• Vælg én rolle at prøve i en uge
• Læs beskrivelserne højt på et teammøde