Tjekliste før du vælger faste rutiner for teamets kommunikation

Før du indfører nye rutiner, så skriv ned, hvor kommunikationen i dit team knirker lige nu. Det lyder banalt, men mange hold vælger et møde eller en kanal, fordi det har fungeret et andet sted, og opdager først bagefter, at det slet ikke løste deres eget problem. Tag en uge og noter, hvornår nogen måtte spørge to gange, hvornår en besked blev overset, og hvornår to kolleger arbejdede videre på hver sin version af en plan.

Når du har noteret nogle få situationer, kan du se et mønster. Måske handler det ikke om for lidt kommunikation, men om for mange steder at skrive. Eller også mangler der et fast tidspunkt, hvor ændringer bliver sagt højt. Det er den slags forskelle, der afgør, om du har brug for et kort statusmøde, en fælles kanal eller en aftale om svartider.

Brug mønstrene som udgangspunkt for resten af tjeklisten. Så vælger du rutiner, der passer til jeres produktion, og ikke bare til en forestilling om, hvordan et godt team plejer at tale sammen.

• Hvilke tre situationer gav sidste uge mest uro?
• Hvem manglede information, og hvornår opdagede de det?
• Var problemet tid, kanal eller uklart ansvar?

Et statusmøde har kun værdi, hvis det sparer mere tid, end det koster. Spørg derfor, hvor hurtigt tingene ændrer sig i jeres produktion. Et hold, der sender dagligt, har andre behov end et hold, der arbejder med ugentlige afleveringer. Det korte møde, hvor alle stiller sig op og siger, hvad de arbejder på, og hvad der blokerer, fungerer ofte godt, når tempoet er højt, men kan føles som spild, når hver person arbejder selvstændigt i flere dage.

Tænk også over, hvem der skal med. Hvis halvdelen af deltagerne sidder og venter på deres del, bør mødet deles op eller gøres kortere. Aftal en fast længde og et fast tidspunkt, så alle kan planlægge omkring det, og beslut, hvem der leder det. Uden en leder glider korte møder let ud i lange diskussioner om detaljer, som kun to personer berører.

Du kan godt prøve en rytme i en kort periode og så justere. En rutine er ikke en kontrakt, og det er bedre at skære et møde væk end at lade det leve videre af vane.

• Hvor mange minutter må mødet højst tage?
• Hvem leder det, og hvem skriver korte noter?
• Hvad gør vi, hvis nogen ikke kan deltage?

Det næste spørgsmål er, hvor beskeder skal bo. Mange produktionsteams bruger e-mail, en chat, et delt dokument og telefonen på samme tid, og ingen er helt sikker på, hvor den seneste beslutning står. En god tommelfingerregel er at give hver slags information ét hjem: hurtige spørgsmål ét sted, beslutninger et andet og selve arbejdsfilerne et tredje. Det vigtigste er ikke, hvilket værktøj du vælger, men at alle ved, hvor de skal kigge.

Tal også om, hvad der ikke hører hjemme i en fælles kanal. Private afklaringer mellem to kolleger kan godt tage plads, men hvis de ændrer noget for resten af holdet, skal de skrives op, hvor andre kan se dem. Ellers opstår der to sandheder i samme produktion.

Skriv reglerne ned på én side og hæng dem, hvor teamet ser dem. Når nye kolleger kommer til, er den side den hurtigste vej ind i jeres måde at arbejde på.

• Hvor skrives beslutninger, så de kan findes igen?
• Hvad må vente til næste møde, og hvad kræver en direkte besked?

Svartider er det punkt, hvor mange teams bliver ubehagelige, fordi det kan lyde som kontrol. Vend det om: en aftale om svartid er en måde at give ro på. Hvis alle ved, at et spørgsmål i den fælles kanal bliver besvaret inden for en halv arbejdsdag, kan man planlægge sin egen dag uden at tjekke telefonen hvert kvarter. Til gengæld skal der være en vej for det, der haster, så ingen er i tvivl om, hvornår man ringer.

Aftal svartiderne i fællesskab og tag højde for, at roller er forskellige. En redaktør i løbende dialog med en kilde kan ikke svare lige så hurtigt som en produktionsleder ved sin skærm. Spørg ind til, hvornår folk reelt er til rådighed, og respekter pauser og fridage.

Nævn også, hvad der sker, når en aftale ikke holdes. Det behøver ikke være en sanktion. Det kan være, at man bare siger til, når man ikke kan nå det, og peger på en anden, som kan træde ind.

• Hvad regnes som hastende, og hvordan markeres det?
• Hvem er vikar, når nøglepersonen er væk?
• Hvornår er teamet ikke tilgængeligt?

Lav en prøveperiode på to til fire uger, hvor teamet følger de nye aftaler, og hvor I bagefter sætter tid af til at vurdere dem. Det gør det lettere at sige nej til noget, der ikke virker, fordi alle vidste, at det var en prøve. Udpeg en person til at samle erfaringer, og lad vedkommende spørge alle, ikke kun dem, der taler højest.

Undervejs kan du se efter små tegn. Bliver mødet kortere over tid? Spørger folk mindre om det samme? Er der færre beskeder i de forkerte kanaler? Det er ikke målinger, du skal stille op i skemaer, men observationer, du kan tale om ved evalueringen.

Hvis en rutine ikke bliver brugt efter et par uger, er det som regel et tegn på, at den ikke passer til arbejdet, ikke at folk er uvillige. Justér den, eller læg den væk, og prøv noget andet.

• Hvornår evaluerer vi, og hvem indkalder?
• Hvilke to ting vil vi se efter undervejs?

Saml tjeklisten i en kort række spørgsmål, du kan læse op på et teammøde. Tag dem ét ad gangen, og lad alle svare, også de stille. Formålet er ikke at nå til enighed om alt på én gang, men at få synlige uenigheder frem, mens de stadig er små.

Når I har svaret, skriver I de aftaler ned, som alle kan leve med, og lader resten ligge til næste runde. Små, tydelige aftaler holder længere end store, ambitiøse systemer, som ingen husker efter en måned.

I vores undervisning om kommunikationsrutiner øver deltagerne netop denne samtale i en sikker ramme, før de tager den med hjem til deres eget hold.